La guía esencial para el mantenimiento de flotas: de reactivo a proactivo

Tanto si manejas unas cuantas furgonetas como si gestionas una flota en crecimiento, el mantenimiento de vehículos en condiciones óptimas es fundamental para tu negocio. No se trata solo de cambios de aceite o de arreglar lo que está roto, sino de mantener el negocio en marcha, con entregas realizadas a tiempo, citas mantenidas y empleados seguros. Por eso, cambiar de soluciones reactivas al mantenimiento preventivo de la flota es clave para la rentabilidad y el crecimiento a largo plazo. 

En este artículo descubrirás: 

• Qué implica la gestión del mantenimiento de flotas y qué significa para tu negocio 
• Las estrategias de mantenimiento clave: preventivas, correctivas y predictivas 
• Desafíos comunes a los que se enfrentan las empresas a la hora del mantenimiento de vehículos 
• El papel de los sistemas de mantenimiento de flotas y los beneficios que aportan 
• Cómo ayuda Vandy a las empresas a agilizar el mantenimiento y aumentar la fiabilidad 

Por qué es importante el mantenimiento de la flota 

La entrega oportuna y fiable de tus productos o servicios te permite mantener buenas relaciones con tus contratistas. Esto hace que tu negocio siga funcionando y que tus beneficios lleguen. Por eso es tan importante mantener tus vehículos en buenas condiciones. El mantenimiento de flotas no consiste únicamente en arreglar vehículos cuando algo sale mal. Es un proceso estratégico que implica planificar, ejecutar y supervisar todas las tareas relacionadas con el mantenimiento de los vehículos de la empresa. Desde controles de seguridad diarios hasta servicio regular, el mantenimiento proactivo desempeña un papel fundamental para mantener los vehículos confiables, seguros y conformes.
Una flota bien mantenida ofrece: 

• Vehículos siempre listos para conducirlos: para que puedas ponerte en marcha cuando lo necesites 
• Seguridad: tanto para tus conductores como para tus clientes 
• Cumplimiento normativo: evita sanciones y tiempos de inactividad no programados 
• Mayor vida útil del vehículo: maximización del valor de los activos 
• Rentabilidad: reducción de gastos y residuos inesperados 

Enfoques de mantenimiento de flotas que mantienen los vehículos en movimiento 

• Mantenimiento preventivo 
  Los servicios programados como inspecciones, cambios de líquidos y reemplazo de piezas ayudan a evitar problemas antes de que surjan. 
  Beneficios: Menor riesgo de averías, mayor fiabilidad y menores costes a largo plazo. 
• Mantenimiento correctivo 
  Este enfoque aborda las reparaciones cuando ocurren. El diagnóstico y la acción rápidos son fundamentales para minimizar el tiempo de inactividad del vehículo. 
• Mantenimiento predictivo 
  Aprovechando los datos en tiempo real de la telemática, el mantenimiento predictivo ayuda a detectar posibles problemas antes de que interrumpan las operaciones. 
  Ejemplos: Supervisar el desgaste de las pastillas de freno, analizar el estado del motor y recibir alertas de servicio automatizadas basadas en el kilometraje y el uso. 

Los desafíos cotidianos del mantenimiento de flotas 

El mantenimiento de flotas no siempre es sencillo. Estos son los aspectos con los que suelen tener que lidiar las empresas: 

Coordinar el mantenimiento con la disponibilidad de vehículos 
Programar el servicio sin interrumpir las operaciones puede ser difícil, especialmente durante los períodos de mayor actividad. Por ejemplo, si diriges una pastelería y ofreces pasteles de boda con entrega, debes recordar preparar bien tus vehículos para el verano, cuando las bodas son más frecuentes. Si te olvidas de planificar los servicios o de realizar las comprobaciones de rutina con antelación, es posible que no logres satisfacer a tus clientes y pierdas ingresos. 

Aumento de los costes de reparación y la presión presupuestaria 
Si estás a cargo del mantenimiento del vehículo, es probable que te enfrentes a un aumento de los costos de reparación y a la presión presupuestaria. Las reparaciones no planificadas, el aumento de los precios de las piezas y la mano de obra, y la inflación pueden trastocar rápidamente tus planes. Saber cómo optimizar los costes de mantenimiento y detectar oportunidades de ahorro ayuda a mantener tus vehículos disponibles cuando los necesitas. 

Registros desorganizados 
Un montón de papeles abandonados en un escritorio puede sonar familiar. Los ignoras hasta que una de tus furgonetas empieza a hacer ruidos extraños. Se tarda una eternidad en encontrar los documentos adecuados. La información dispersa en hojas de cálculo, notas del conductor y facturas ralentiza las reparaciones, aumenta el tiempo de inactividad y dificulta el control de los costes. 

Cumplir con la normativa y el riesgo de incumplimiento de plazos 
Mantener el cumplimiento es otro factor importante. Imagina que diriges una empresa inmobiliaria. Uno de tus principales agentes va de camino a una reunión con un cliente, con la expectativa de cerrar una venta, cuando se ve involucrado en un accidente menor. Cuando llega la policía, descubren que el coche de empresa tiene un seguro no válido. ¿Qué sucede? Te enfrentas a una multa, te arriesgas a consecuencias legales y la reunión se cancela, lo que retrasa la venta. No realizar una inspección técnica o no renovar una póliza puede conllevar costosas multas y pérdida de beneficios. 

El poder de los sistemas de mantenimiento de flotas 

Un buen sistema de mantenimiento de flotas convierte el mantenimiento de una serie de tareas reactivas en un proceso estratégico. Te ayuda a organizar programas de mantenimiento preventivo, supervisar el estado del vehículo, controlar los costes y tomar decisiones más inteligentes basadas en datos en tiempo real sobre tu flota. 

Con un sistema de mantenimiento de flota como Vandy, puedes: 

• Centralizar todos tus datos: historial de servicios, programas de mantenimiento y facturas de fácil acceso 
• Recibir recordatorios oportunos: alertas automáticas para próximos servicios, documentos que vencen o problemas con el vehículo 
• Supervisar tu flota en tiempo real: realiza un seguimiento del kilometraje, el estado del vehículo y el uso para una mejor planificación 

Cómo simplifica Vandy el mantenimiento de flotas 

Vandy es un software de gestión de flotas diseñado con un objetivo en mente: simplificar el mantenimiento de vehículos. Te ayuda a mantenerte al tanto de cada tarea de servicio sin el caos habitual de hojas de cálculo, listas de verificación en papel o plazos incumplidos. 

Esto es lo que cubre: 

Establecimiento y seguimiento de la agenda de mantenimiento 
Vandy configura el mantenimiento preventivo de tus vehículos según las pautas del fabricante. Realiza un seguimiento automático del kilometraje y envía recordatorios cuando llega el momento de reparar un vehículo. 

Listas de verificación de inspección de vehículos compatibles con dispositivos móviles 
Los conductores completan las inspecciones del vehículo en sus teléfonos usando listas de verificación preestablecidas. Puedes ver los elementos fallidos inmediatamente, para que puedas actuar antes de que causen problemas graves. 

Informe rápido de problemas desde el campo 
Si algo va mal, los conductores pueden registrar un problema con una foto y una nota breve. Tendrás acceso al contexto completo de inmediato para planificar los próximos pasos.  

Historial completo de reparaciones y mantenimiento 
Con Vandy, puedes realizar un seguimiento de todas las reparaciones, citas, costes y documentos de cada vehículo. Siempre sabrás qué se ha hecho, qué está en curso y cuánto te está costando. 

Una visión clara del estado de tu flota 
Vandy te muestra el trabajo atrasado, las próximas tareas y los problemas no resueltos de un vistazo. Todo está en una sola pantalla, así que no tienes que rebuscar para encontrar la información. 

Recordatorios automatizados 
Vandy realiza un seguimiento de las fechas de vencimiento de las pruebas nacionales de automóviles y las renovaciones de seguros, para que cumplas con las normas sin estrés de última hora.  
 
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Por qué deberías utilizar un sistema de mantenimiento de flotas

Si tu empresa tiene dos o más vehículos, ya estás realizando el mantenimiento de la flota, tanto si lo llamas así como si no. El mantenimiento de flotas no es solo para grandes actores como DHL o Sixt con cientos de vehículos. Las empresas más pequeñas se enfrentan a los mismos desafíos: mantener los vehículos disponibles, controlar los costos y cumplir con las normas. 

El problema es que la mayoría de las empresas lo manejan con hojas de cálculo, notas en papel o apaños de última hora. Esa no es una buena manera de utilizar el tiempo. Vandy te ayuda a tomar el control. Centraliza toda la información sobre tu flota, te recuerda las próximas tareas y te brinda una visión clara del estado del vehículo. ¿El resultado? Menos averías, menos costes y vehículos listos cuando los necesitas. 

Preguntas frecuentes sobre el mantenimiento de flotas