Gestión de flotas para PYME: por qué es importante y cómo mantener el control 

Como propietario de una empresa, ya estás haciendo malabares con muchas tareas: ventas, operaciones, servicio al cliente y todo lo demás. Lo último que necesitas es una avería en el vehículo o una falta de inspección que te trastoque todo el día. Aunque tengas solo unos coches o furgonetas de empresa, por ejemplo, cinco o más, ya tienes una flota. Y con una flota, pequeños problemas como averías, seguros vencidos o documentos que faltan no solo se suman, sino que se multiplican. Es posible que la gestión de flotas no sea una prioridad, pero afecta a todo, desde tu presupuesto hasta tu reputación. ¿Las buenas noticias? Con las herramientas adecuadas, puedes mantener tus vehículos funcionando sin problemas, evitar sorpresas desagradables y ahorrar dinero en el camino. 

En esta guía, aprenderás: 

• Por qué la gestión de flotas moderna es realmente importante para las PYME 
• Qué áreas afectan más a los costes y el rendimiento 
• Cómo digitalizar las operaciones de la flota sin añadir gastos generales 

Por qué la gestión de flotas moderna es importante para las PYME 

La gestión de flotas moderna combina telemática, software de gestión de flotas e incluso inteligencia artificial para ayudar a mantener el control de tus vehículos, reducir el trabajo manual y tomar decisiones más inteligentes sobre costes, cumplimiento y operaciones. Es mucho más que hacer un seguimiento de dónde está un vehículo: se trata de conectar tu flota a herramientas digitales que automatizan tareas clave, desde la gestión de documentos hasta el mantenimiento preventivo y el seguimiento de costes. Estas herramientas funcionan en segundo plano, para que puedas centrarte en dirigir tu negocio. 

Esto es lo que el enfoque moderno de la gestión de flotas puede ayudarte a lograr: 

• Menos averías con mantenimiento preventivo 
• Menores costes de combustible y operativos en todos los ámbitos 
• Contabilidad e informes fiscales simplificados 
• Evita multas e incumplimiento de plazos 
• Recupera un par de horas al día, para poder dedicar más tiempo a construir tu negocio 

Los desafíos de gestión de flotas más comunes para pequeñas empresas 

Gestionar una flota, sumado a todo lo demás, no es una tarea pequeña. Estos son los problemas con los que se enfrentan la mayoría de los propietarios de empresas, a menudo sin darse cuenta. 

1. Demasiadas prioridades, muy poco tiempo 
La gestión de flotas a menudo queda relegada a otras tareas más urgentes, hasta que una inspección perdida o una avería lo interrumpe todo. 

2. Tiempo de inactividad inesperado 
Los accidentes y los problemas mecánicos pueden dejar un vehículo fuera de servicio durante días, o incluso semanas. Los costes de pedidos perdidos, alquiler de vehículos de sustitución y retrasos en las reparaciones a menudo superan el precio del servicio regular. 

3. Riesgos de cumplimiento 
Una póliza de seguro vencida o una inspección atrasada se pueden convertir rápidamente en multas, retrasos o algo peor, poniendo en riesgo tus operaciones. 

4. Procesos manuales que hacen perder tiempo 
¿Sigues realizando un seguimiento del kilometraje y las fechas de servicio en las hojas de cálculo? Es ineficiente y puede llegar a ser abrumador rápidamente. 

5. Demasiadas herramientas, sin claridad 
Confiar en hojas de cálculo, notas adhesivas y carpetas de papel hace que sea difícil encontrar la información correcta rápidamente y ralentiza la toma de decisiones. 

6. Sin visibilidad del gasto de la flota 
Sin una visión general centralizada, es difícil saber dónde se va el dinero, o identificar oportunidades para ahorrar. 

Cómo ayuda el software de gestión de flotas a las pequeñas empresas a tomar el control de su flota

Vandy se creó para ayudar a las pequeñas y medianas empresas a administrar sus flotas como los profesionales, sin agregar gastos generales adicionales. Así es como marca la diferencia:  

1. Datos de flota centralizados 
Obtén un único centro de control para tu flota. 
Toda la información esencial sobre tus vehículos, conductores, documentos y costes está organizada y es fácilmente accesible en un solo lugar. 
Por qué es importante: Con todo en una sola herramienta, ahorras tiempo, reduces errores y puedes tomar decisiones informadas rápidamente. 

2. Guantera digital para todos los documentos 
Todos los documentos de tu flota —registros, certificados de seguro, contratos de arrendamiento— se almacenan en un lugar seguro. 
→ Obtén una visión general clara de todos tus documentos de flota en una página. Recibe recordatorios sobre documentos que caducan.  
Por qué es importante: Di adiós a la pérdida de papeleo y a los retrasos en las renovaciones. Vandy te ofrece total visibilidad y control. 

3. Programas y alertas de mantenimiento preventivo 
Mantente al tanto de las necesidades de servicio de tu flota con un cronograma y recordatorios automatizados para cada vehículo. 
→ Recibe alertas basadas en kilometraje, no solo en fechas. 
Por qué es importante: Reduce el riesgo de averías y evita costosos tiempos de inactividad. 

4. Obtén datos de tus vehículos en tiempo real
Vandy realiza un seguimiento de la ubicación, el kilometraje, los viajes y las paradas de tu vehículo en tiempo real y registra todos los datos automáticamente para ayudarte a supervisar el uso a lo largo del tiempo.  
→ Realiza un seguimiento de viajes, kilometraje y uso, todo en segundo plano. 
Por qué es importante: Tu flota está en constante movimiento. Con datos en tiempo real, puedes mantener el control de tus vehículos, sin importar dónde estén. 

5. Informe de incidentes sencillo 
Los conductores pueden comunicar los problemas del vehículo directamente desde sus teléfonos. Recibe notificaciones, planifica reparaciones, realiza un seguimiento del progreso y mantén un historial completo de cada vehículo, todo en un solo lugar. 
Por qué es importante: Las reparaciones se realizan más rápido, la comunicación es más sencilla y tienes un registro completo de cada incidente, lo que te permite mantener el control. 

6. Informes y paneles 
Los informes semanales y mensuales desglosan los costes, viajes y kilometraje. 
→ Los paneles visuales te ayudan a detectar tendencias y oportunidades de ahorro. 
Por qué es importante: Toma de decisiones basadas en datos sin conjeturas. 

Software de gestión de flotas que funciona para tu pequeña empresa 

Vandy está diseñado para propietarios o gerentes de pequeñas y medianas empresas que buscan un mejor control sobre su flota, sin añadir gastos generales adicionales. Es ideal para sectores como: 

• Servicios de campo (electricistas, fontaneros, limpiadores)
• Construcción e instalación
• Mayorista y distribución
• …y cualquier empresa que dependa de furgonetas o turismos.

Tanto si tu flota tiene 5 vehículos como 100, Vandy te ayuda a ahorrar tiempo, reducir costes y centrarte en hacer crecer tu negocio principal.

Simplifica la gestión de flotas y sé tú quien controle tu tiempo

La gestión de flotas no tiene por qué ser complicada ni llevar mucho tiempo. Vandy te ofrece las herramientas para:

• Reducir costes 
• Minimizar el tiempo de inactividad 
• Recuperar el control sobre tu valioso tiempo 
• Mantenerte al tanto del cumplimiento 
• Ganar visibilidad real, sin más trabajo 

Preguntas frecuentes